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君言说法 | 这些文件供应商没审核好,麻烦可能就来了……
发布时间:2020-03-14作者:admin浏览数:0

现实中,大多数供应商与买方建立买卖关系使用的是采购单而非合同书,因此种方式更简便、快速,适用于交易额不大的货物买卖。但也正因此种方式过于简单,供应商常忽视潜藏其中的法律风险。一旦发生纠纷而起诉至法院,供应商的此种忽视,常给自己带来诸多麻烦。
本文即从供应商的角度出发,讲述使用采购单的形式建立买卖关系的,供应商在履行的过程中应当如何审核其中的材料,防范其中的法律风险,从而更好地维护自身的利益。

一、注意!买方采购单可能有“坑”

买方出具的采购单一般都详细记载了希望向供应商购买的货物的规格、型号、数量、金额、违约责任等内容,一旦供应商回传或是以其他方式表示同意采购单内容的,则双方正式建立买卖关系。由此可知采购单是双方建立买卖关系的基础,故必须认真审核采购单的内容:

1、审核买方的身份

(1)买方是个人的,应当审核采购单上有无其签字;
(2)买方是公司的,应当审核采购单上有无其盖章或有无其法定代表人签字。有盖章的,还需要进一步核实该公司是否真实存在,公司是否属于一人公司。若是一人公司的,审核应更加谨慎,以防止被骗。

举个现实中的例子:

A称是一人公司C的老板,向供应商B下订单,订单上盖有C的公章。供应商B如约供货,可C却迟迟不付货款。B经了解后得知,C是A设立的一家空壳公司,没有财产。而公司法定代表人和股东不是A,而是D,D也没有财产。如此一来,B只能起诉C和D还款,而不能起诉A还款。但由于C和D均没有财产,故即使B最终赢了官司也很难要回货款。

点评:本案中,A作为公司的幕后老板,正是利用了供应商没有认真审核买方身份这一点疏忽,加之利用公司的有限责任制度,以空壳公司骗钱。由此可知,审核买方的身份情况是供应商防范法律风险的一个重要方面。

2、审核采购单上有无关于迟延交货需承担违约金的约定
(1)如果采购单上有此款约定,即使买方未按期付款,供应商依然要严格按照约定的时间交货,否则将承担违约责任。

举个现实中的例子:

A与供应商B签订了数份采购单,每份采购单均约定了B迟延交货需承担违约金。由于A未支付上一份采购单约定的货款,故B即拒绝交付或迟延交付下一份采购单约定的货物。最后B起诉A违约,要求A付款。A也反过来起诉B违约,要求B支付违约金。法院最后既支持了B的请求,也支持了A的请求。

点评:现实中,大多数供应商都会认为他们有权拒绝交货或迟延交货,但这种做法风险很大,因为每一份采购单实质上就是一份买卖合同,所以买方未支付上一单货款,虽然构成了违约,但供应商却不能以此为由拒绝交付或迟延交付下一单货物,除非双方以书面形式明确约定买方未支付上一单货款的,供应商有权拒绝交付或迟延交付下一单货物,否则,供应商仍应承担违约责任。

(2)现实中还有一种情况,即买方与供应商签订了一份委托加工合同,将其自有的模具借给供应商,供应商以此加工生产,生产后再卖予买方。此种情况下,虽然在采购单上没有约定迟延交货的违约责任,但买方很有可能在委托加工合同上进行约定,故供应商对此亦应注意。

(3)审核采购单上有无关于供应商没有开具发票的,买方有权不支付货款的约定
如果有此款规定,供应商应就此与买方进行磋商,因为这款约定意味着买方支付货款的条件是供应商先开具发票,未先开具发票的,买方可以不付款。

、送货单怎么审核?看这几点

送货单可以用来证明供应商有无按照约定送货,一旦缺失或不注意审核,买方很有可能以此来辩称其没有收到货:
1、审核签收人的身份
(1)买方是个人的,应当审核在送货单上签字的与在采购单上的是否一致。如果不一致的,应该让买方书面说明情况。

举个例子:

A假如在采购单上签字的是A,送货单签字的却是B。此时供应商就应该让买方书面说明B的身份情况,比如B是否为A的员工,B是否受A的委托代为收货等等,以确定A是否收到了货

(2)买方是公司的,应当审核送货单上有无其盖章或法定代表人签字,盖章或签字与采购单上的是否一致。如果没有公司盖章,签字的也不是法定代表人,而是其他人的,应该让买方书面说明情况。

2、审核送货单上的内容是否符合采购单的约定

假如采购单上有约定货物的规格、型号、数量等内容的违约责任的,供应商应注意送货单上的内容是否符合约定。

、“秋后算账”,马虎不得

对账单即可以用来证明供应商的交货情况,又可以用来证明截至对账日,买方应支付的货款数额,因此是一份非常重要的证据:
1、审核对账单上的货物规格、数量、送货时间、金额等情况与实际是否相符。
2、审核对账人的身份
审核的方法与审核送货单上签收人的身份相同,此处不再赘述。

、其他注意事项

1、买方联系方式

供应商在与买方建立合作关系之初最好能获取买方或买方主要联系人的手机号码,方便产生纠纷诉至法院时,法院能及时通知买方,如此法院才能更快地审理该纠纷,更快地出结果,供应商亦才能更快地要回货款。
2、起诉时间
一旦出现买方拖欠货款的情形,供应商应当特别注意时间,因为从买方应付货款之日起两年内,如果供应商在此期间即没有通知买方付款,也没有起诉的,供应商将丧失赢得官司的权利。

简而言之,采用采购单的在货物买卖中,采购单、送货单、对账单是三份最为重要的材料,必须认真审核,妥善保管。假若纠纷发生,供应商才能最大程度保障自身的利益。

笔者建议,供应商应将每一单交易的材料分类、归档。条件允许的,可以建立自己的档案室。另外,假如在合同履行的过程中变更合同内容且会影响自身利益的,应当以书面形式确定,而不要口头约定。

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